Czy liczyłeś kiedyś, ile razy dziennie negocjujesz? Weź pod uwagę wszystkie interakcje, w których starasz się coś uzyskać - w relacjach ze swoimi kontrahentami, przełożonymi, podwładnymi… ale też rodzicami, dziećmi, partnerami. Dużo tego, prawda? Są też tacy, którzy uważają, że najczęstsze i najtrudniejsze negocjacje to te wewnętrzne: prowadzone z samym sobą 😊
Bez wątpienia negocjacje są kluczowym procesem odgrywającym istotną rolę w wielu aspektach życia. Tutaj skupię się na tych związanych z biznesem, w którym negocjacje mają najbardziej profesjonalny charakter. Ale czy jednocześnie mają profesjonalną formę? Negocjuję profesjonalnie od ponad 20 lat, a od jakiegoś czasu dzielę się swoim doświadczeniem i pomagam rozwijać kompetencje negocjacyjne innym. Mimo upływu czasu niezmiennie zaskakuje mnie jak często profesjonaliści w swoich dziedzinach przystępują do negocjacji zupełnie nieprzygotowani. Tymczasem przygotowanie do negocjacji jest absolutnie kluczowe dla osiągnięcia celów, jakie chcemy uzyskać.
W tym artykule omówimy kilka kluczowych kroków, które należy podjąć, aby skutecznie przygotować się do negocjacji.
Krok zerowy. Czy w ogóle negocjować?
Zanim zaczniesz przygotowania do negocjacji zastanów się czy w ogóle ich potrzebujesz? Pamiętaj, że negocjacje nie są koniecznym rytuałem, który musi się odbyć przed zawarciem porozumienia. Nie zapominaj, że przygotowanie i poprowadzenie negocjacji zużywa zasoby. Zatrzymaj się na chwilę i zweryfikuj: może jednak propozycja drugiej strony jest akceptowalna bez zastrzeżeń? Zważ potencjalne korzyści, jakie mógłbyś uzyskać grając o więcej. Być może będziesz w stanie lepiej wykorzystać swój czas i energię?
Krok 1 Określ swoją pozycję
Jeśli zdecydowałeś, że gra jest warta świeczki to nadszedł czas, aby określić jaka jest twoja pozycja negocjacyjna. Zastanów się:
· jaka jest wartość twojej propozycji dla drugiej strony?
· ilu jest podobnych do Ciebie graczy na rynku?
· czy jesteś w stanie zaoferować coś wyjątkowego?
· czy ta unikatowa wartość jest postrzegana przez potencjalnego odbiorcę / dostawcę jako cenna?
· jakie dotychczas łączyły was relacje?
· jaka była jakość realizacji zawartych dotychczas porozumień?
To niezwykle ważne pytania. Pozwolą one na właściwe określenie swojej pozycji negocjacyjnej. Musisz wiedzieć, że gdy Twój partner negocjacyjny ma wiele alternatyw nie będzie skłonny do długoterminowych negocjacji. Przyjmie postawę transakcyjną i skupi się na podstawowych parametrach handlowych takich jak cena, termin płatności, warunki logistyczne itp. Jeśli jednak Twój partner poszukuje (lub jest w stanie dostarczyć) coś pożądanego i unikatowego, te parametry zejdą na drugi plan. Określenie pozycji negocjacyjnej pozwoli Ci określić kierunek i sposób prowadzenia rozmów.
Krok 2 Zdobądź informacje
Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby poznać:
· profil biznesowy Twojego partnera,
· cel, jaki chce osiągnąć w wyniku negocjacji,
· jego strategię i podejście do negocjacji.
Badanie sytuacji finansowej, marketingowej i konkurencyjnej drugiej strony pomoże Ci w lepszym zrozumieniu, jak negocjacje wpłyną na biznes Twojego partnera. Im więcej informacji zdobędziesz, tym lepiej będziesz przygotowany do negocjacji i osiągnięcia celów. Wiele z tych informacji możesz zdobyć z niezależnych źródeł. O pozostałe nie bój się pytać wprost. Na tym etapie ważne jest rozpoznanie decydentów. Dlatego pytaj o proces podejmowania decyzji – musisz ustalić kto w nim uczestniczy. Co z tego, że poprowadzisz genialne negocjacje, jeśli po drugiej stronie stołu siedzi niewłaściwa osoba?
Krok 3 Określ cele
Wiesz już jaka jest twoja pozycja w negocjacjach oraz jak przyjęcie lub odrzucenie Twojej propozycji może wpłynąć na Twojego partnera. Teraz czas na cel. Musisz wiedzieć, co chcesz osiągnąć w wyniku negocjacji i jakie są twoje priorytety. Negocjacje przebiegają nieliniowo, poruszane wątki często meandrują od tematu do tematu. Jeżeli nie chcesz utracić wyraźnego kierunku, musisz dokładnie wiedzieć co chcesz osiągnąć:
· zwiększyć zyski,
· zwiększyć sprzedaż,
· uzyskać korzystne warunki umowy,
· a może osiągnąć inne cele biznesowe?
Zbierz, zapisz i uporządkuje swoje cele. Pozwoli Ci to na zdefiniowanie strategii negocjacji i opracowanie planu działania.
Krok 4 Określ plan negocjacji
Widzisz już cel, więc przyszedł czas, żeby zaplanować jak go osiągnąć. Musisz wiedzieć, jakie argumenty i dowody przedstawisz w trakcie negocjacji, jakie będą Twoje proponowane rozwiązania i jakie będą Twoje możliwe ustępstwa. Warto także przygotować się na różne scenariusze, takie jak możliwe propozycje drugiej strony lub kontrpropozycje, aby mieć gotowe scenariusze na jak największą ilość sytuacji
Krok 5 Przeanalizuj alternatywne rozwiązania
Czas na legendarne BATNA (Best Alternative To a Negotiate Agreement). Przedostatnim krokiem w przygotowaniu do negocjacji jest analiza alternatywnych rozwiązań. Dotarcie do celu nigdy nie jest pewne i zagwarantowane. Zastanów się, co zrobisz, jeśli nie uda ci się osiągnąć założonych celów w trakcie negocjacji? Jeśli Twoja BATNA ma być użyteczna, to na pewno nie może być powierzchowna. Dobra BATNA jest precyzyjna i możliwie pewna, np.: jeżeli nie zrobimy wspólnego biznesu tu i teraz, to może na czymś innym lub kiedy indziej? BATNA musi szczegółowo określać:
· z kim,
· kiedy,
· ile,
· za ile,
· jak prawdopodobne jest zrobienie biznesu?
Chcąc profesjonalnie negocjować musimy znać odpowiedź na te pytania. W przeciwnym razie staniemy przed negocjacyjną ścianą. Elementem BATNA jest też wyznaczenie punktu, w którym należy przemyśleć, czy warto kontynuować negocjacje. W biznesie nie istnieje pojęcie porozumienia za WSZELKĄ cenę.
Krok 6 Kropka nad „i”
Ostatnim krokiem jest agenda. Przed każdym spotkaniem wymieńcie się z partnerami agendą. Pozwoli ona na trzymanie się uzgodnionych punktów i parametrów. Daje ona również szansę na dokładne przygotowanie do negocjacji. Agenda przede wszystkim dyscyplinuje, np.: kiedy druga strona chce wkraczać na nieuzgodnione wcześniej obszary masz do czego się odwołać i łatwiej będzie Ci stanowczo poprosić o powrót do punktów zawartych w agendzie. Ważne, aby w negocjacjach nie dyskutować o rzeczach, na które nie jesteśmy przygotowani.
Podsumowanie: może wydawać się, że profesjonalne negocjacje są bardzo czasochłonne i wymagają poważnych przygotowań. I tak w rzeczywistości jest. Pamiętajmy jednak, żeby potrafić odróżnić sytuację negocjacyjną i od zwykłego transakcyjnego targowania – mam wrażenie, że mamy z tym w Polsce dość poważny problem i często sprowadzamy negocjacje do dziecinnego przeciągania liny. Ale to już temat na zupełnie inną opowieść.
Kontakt z autorem: grzegorz.barszcz[at]gbbc.pl
