Autor: Grzegorz Barszcz
Szybko zmieniające się otoczenie rynkowe oraz zmiana w sposobie komunikacji międzyludzkiej czyni stare, roczne lub półroczne oceny pracownicze bezużytecznymi
Oceny pracownicze kiedyś i dziś
Oceny pracownicze stanowią integralną część zarządzania wydajnością w każdej organizacji. W tradycyjnym podejściu oceny pracownicze sprowadzały się do corocznych lub półrocznych przeglądów, w których przełożeni dokonywali oceny pracowników na podstawie ich osiągnięć i zachowań w ciągu określonego okresu. W ostatnich latach systemy takie budzą niechęć zarówno u ocenianych jak i oceniających. Wielkie formularze, konieczność zbierania informacji przez dłuższy okres, trudności w analizie i nieefektywności tych metod powodują, że nie przystają one do naszych czasów. Dlatego coraz więcej firm docenia nowoczesne podejście do ocen pracowniczych, które lepiej odpowiada potrzebom zmiennego i konkurencyjnego świata biznesu. W tym artykule omówimy najnowsze trendy w dziedzinie ocen pracowniczych.
Ciągła ocena wydajności
Jednym z najważniejszych elementów nowoczesnego podejścia do ocen pracowniczych jest przejście od tradycyjnych przeglądów rocznych na ciągłe oceny wydajności. To oznacza, że pracownicy otrzymują regularne informacje zwrotne od swoich przełożonych i współpracowników na bieżąco, zamiast czekać na jednoroczny przegląd. To pozwala na natychmiastową korektę działań i dostosowanie celów, w miarę jak sytuacja ewoluuje. Uwalnia to menedżerów od nużącego obowiązku prowadzenia list sukcesów i porażek członków zespołu. Pomimo bardzo szczegółowych notatek pracownik często ma poważny problem z przywołaniem w pamięci opisywanej sytuacji lub zwyczajnie nie chce tego zrobić. Sam oceniany często doświadcza litanii uwag, do których trudno się odnieść. Szybkie feedbacki są znacznie bardziej zwinną metodą. Umawiaj się z pracownikiem nie później niż 48h od sytuacji, którą chcesz omówić.
Samoocena i rozwojowe rozmowy
W nowoczesnym podejściu do ocen pracowniczych dużą wagę przywiązuje się do samooceny pracowników. Pracownicy są zachęcani do samodzielnego oceniania swojej wydajności, identyfikowania swoich mocnych stron i obszarów do poprawy. Rozwojowe rozmowy z przełożonymi stają się regularnym elementem procesu, podczas których omawiane są cele i plany rozwoju pracownika. W tym kroku, który jest uzupełnieniem ciągłej oceny, zadaniem menedżera jest regularne planowanie czasu na rozmowę o rozwoju pracownika. Ta regularność jest najważniejsza. Planuj je nie rzadziej niż raz na kwartał. Na tym spotkaniu powinieneś dowiedzieć się jakie są lub jak zmieniły się aspiracje pracownika, powinniście wspólnie ustalić jakie będą kolejne kroki. Uwaga, to tutaj należy uświadomić członkom zespołu nastawionym na awans, że ten jest zazwyczaj wypadkową ich gotowości i wolnego etatu. W przeciwnym razie jest ryzyko, że osoba, która wykona wszystkie kroki będzie domagać się awansu, a Ty będziesz miał problem wywołany brakiem wakatu.
System ocen wielowymiarowych
Tradycyjne oceny pracownicze często opierały się na jednej liczbie lub ocenie ogólnej. W nowoczesnym podejściu stosuje się systemy ocen wielowymiarowych, które uwzględniają różne aspekty pracy pracownika. Ocenia się nie tylko wyniki, ale także zachowania, umiejętności interpersonalne i zaangażowanie. To pozwala na bardziej kompleksową ocenę wydajności i całościowego wpływu pracownika na organizację. Innymi słowy, jeżeli ocena ma się opierać tylko na ocenie wyników to można z niej zrezygnować. Pytanie pracownika, dlaczego nie osiągnął zakładanego wyniku, nic nie wnosi. Znacznie lepiej pytać o to co by się musiało stać, aby był w stanie zrealizować cele? Jaki ma pomysł na przyszłość? Jednak bez prawidłowego omówienia zachowań, umiejętności interpersonalnych, zaangażowania i posiadanej wiedzy bardzo trudno będzie znaleźć odpowiedzi na te pytania.
Technologia w ocenach pracowniczych
Technologia odgrywa coraz większą rolę w procesie ocen pracowniczych. Wprowadzenie oprogramowania do zarządzania wydajnością pozwala na automatyzację procesów ocen, gromadzenie danych i generowanie raportów. Ponadto, nowoczesne narzędzia umożliwiają pracownikom i przełożonym łatwiejszą wymianę informacji zwrotnych i monitorowanie postępów. Mam tu na myśli różnego rodzaju aplikacje pozwalające współdzielić zadania takie jak np., Monday, Coda, Active Collab i wiele innych…. Są one szczególnie przydatne do szybkiego, ciągłego feedbacku.
Zwinne metody zarządzania
Tutaj najlepszym przykładem jest metoda OKR: od angielskiego Objective and Key Results (Cele i Kluczowe Rezultaty) więcej o niej tutaj. Zgodnie z OKR organizacja skupia się na nie więcej niż pięciu kluczowych celach w danym okresie, najczęściej kwartale. Do każdego z celów zapisuje się kilka kluczowych rezultatów, które prowadzą do osiągnięcia tegoż celu. Kluczowe są częste, regularne przeglądy postępów, co pozwala na szybki feedback.
Edukacja i rozwój
Nowoczesne firmy inwestują w rozwój swoich pracowników i traktują oceny pracownicze jako narzędzie do identyfikowania potrzeb szkoleniowych. Pracownicy są zachęcani do stałego uczenia się i rozwoju swoich umiejętności, a oceny wydajności służą do określenia obszarów, w których można się poprawić. W tym obszarze samorozwój, czyli co pracownik robi sam w zakresie podnoszenia swojej wiedzy i kompetencji, jest równie ważny o ile nie ważniejszy od szkoleń organizowanych przez firmy. Jako szef firmy doradczo – szkoleniowej widzę zasadniczą różnicę w tempie rozwoju między firmami, które regularnie i eliminują swoje „wąskie gardła” kompetencyjne a tymi, które nie prowadzą takich działań. Pracownicy z tą samą wiedzą, działający w podobny sposób nie poprawią swoich rezultatów.
Podsumowanie
Szybko zmieniające się otoczenie rynkowe oraz zmiana w sposobie komunikacji międzyludzkiej czyni stare, roczne lub półroczne oceny pracownicze bezużytecznymi. Zwinne zarządzanie zmusza menedżerów do reagowania tu i teraz i unikania utraty energii na prowadzenie dossier dla każdego członka zespołu. Niezwykle ważna staje się wielowymiarowość oceny i nakierowanie jej na przyszłość, a nie szczegółowe omawianie przeszłości. Dlatego tak zyskują na znaczeniu nowe metody zarzadzania takie jak OKR. Pozwalają one na regularne i częste omawianie sytuacji a ubrane w nowoczesne narzędzia komunikacji stają się łatwo dostępne z dowolnego miejsca na ziemi. Myśląc o ocenie pamiętajmy, że jest ona na tyle sensowna, na ile pozwala dokonywać modyfikacji w przyszłości, stąd czasem musimy wyposażać naszych pracowników w wiedze i kompetencję. W przeciwnym razie ocena pozostanie oderwanym od rzeczywistości szkolnym stopniem – jak je wspominacie?
