Czym są, a czym nie są OKRy? Czy to kolejny biznesowy "buzzword"?
Niezwykły wpływ metody OKR (Objectives and Key Results) na życie jednostek i organizacji może być trudny do przewidzenia. Kiedy kilka lat temu odkryłem tą metodę, nie zdawałem sobie sprawy, jak ogromne zmiany wniesie do mojego życia. Dziś jestem przekonany, że OKRy mają niezwykłą moc. Moja przygoda z tą metodą rozpoczęła się w dość zabawny sposób. Przypadkiem natrafiłem na książkę o OKR, traktując to jako kolejną próbę ewangelizacji biznesu. Jednak ta metoda szybko mnie zainteresowała i ostatecznie wciągnęła. Niestety nie jest ona powszechnie znana, a w wielu miejscach wiedza o niej jest pełna mitów i wyobrażeń.
Skąd metoda OKR w moim biznesowym życiu?
Kiedy kilka lat temu poznawałem metodę OKR (Objectives and Key Results) nie przypuszczałem, że będzie miała wielki wpływ no moje życie. A miała, ma i przez pewien czas będzie miała ogromny. Przynajmniej dzisiaj jestem o tym bardzo mocno przekonany. Jak zaczęła się ta droga? Dość zabawnie. Buszując w mojej ulubionej, zjawiskowej księgarni na rybnickim rynku natrafiłem na książkę pod magicznym tytułem: Jak Google, Bono i Gates trzęsą światem dzięki metodzie OKR autorstwa John’a Doerr’a. Pamiętam co wtedy pomyślałem. Kolejny ewangelista biznesu, który będzie mnie przekonywał, że odkrył „złotą teorię wszystkiego”. Jednak metoda OKR już wkrótce mnie dogoniła i zaatakowała podczas jednej z konferencji. Pamiętam, że Pan prelegent opowiadał o niej tak… że nic nie zrozumiałem. Wzbudził jednak moją ciekawość.
Wróciłem po książkę. Przeczytałem i szybko okazało się, że tytuł najprawdopodobniej tłumaczyła ta sama osoba, która zmieniła „Dirty Dancing” w „Wirujący seks”. Okazało się, że oryginalny tytuł to: „ Mesure What Metters”. Polska wersja to podtytuł oryginału. Zachwyciła mnie prostota opisanej tam metody. Poszukałem jeszcze kilku innych książek napisanych przez Andy’ego Grove’a i ruszyłem do stosowania. Wyniki były zachwycające! Postanowiłem, że będę się tym dzielił. I stało się. Dziś mam za sobą kilkadziesiąt projektów w różnych organizacjach. Wiem jedno: mierzenie tego, co ważne działa! Z przykrością stwierdzam, że wiele osób przedstawia OKRy w niezwykle zagmatwany sposób. Zupełnie bez powodu: w tym artykule postaram się uzasadnić dlaczego.
Podstawowe fakty o OKRach to:
1. OKRy to często zmiana kulturowa w organizacji. Ich zapis i raporty postępów powinny być jawne i dostępne dla całego zespołu, aby każdy mógł zrozumieć cele i przyczynić się do ich realizacji.
2. Dodatkowo OKRy promują elastyczność i iteracyjność, umożliwiając dostosowywanie celów na podstawie doświadczeń zdobywanych w trakcie realizacji. Dlatego ja niechętnie mówię o wdrażaniu metody, wolę nazywać OKRy zmianą kulturową.
3. Cele w OKR są często omawiane, ambitne, dobrze opisane i powszechnie dostępne, transparentne. UWAGA: Nie są mierzalne!
4. KRy (kluczowe rezultaty) w OKRach to konkretne, mierzalne i obiektywne wskaźniki, które określają, czy cel został osiągnięty. Ważne, aby na pierwszych miejscach pojawiały się wskaźniki, których nieosiągnięcie uniemożliwia dalszą realizację celu. Jeżeli celem jest przepłynąć Zatokę Gdańską, warto najpierw sprawdzić, czy umiemy pływać.
5. OKR jest cyklicznym procesem realizacji strategii. Opiera się na częstych, (najlepiej cotygodniowych) przeglądach postępów w realizacji celów.
6. Wdrożenie zarządzania poprzez OKR bez sformalizowanej strategii jest niezwykle trudne o ile niemożliwe.
Podstawowe mity o OKRach to:
1. OKRy – nadają się tylko do branży IT. Nic bardziej mylnego. OKRy wywodzą się z Intela, ale doskonale sprawdzają się we wszystkich branżach. Sam z powodzeniem wdrażałem je w startup’ach, firmach FMCG, drukarniach. To nie branża jest tutaj wyzwaniem, tylko kultura organizacji.
2. OKR to kolejna metoda oparta o teorię. Nie! OKR to opisana przez Johna Doera metodą jaką zarządzał Andy Grove. To sama praktyka!
3. OKRy wymagają specjalnego oprogramowania. Nie, nie i jeszcze raz nie! Istotą OKR jest prostota. Odkrycie, że firmy nie są w stanie realizować więcej niż 5 strategicznych posunięć w jednym czasie (Tutaj nie jestem aż tak ortodoksyjny, ale nie widziałem skutecznej realizacji więcej niż 8 OKRów na raz) uwalnia nas od konieczności spisywania i informatyzowania setek celów. Próbujemy bez oprogramowania, a jeśli po 3 kwartałach zarzadzania w ten sposób nadal będziecie potrzebować oprogramowania to zacznijcie się za nim rozglądać. Nigdy na odwrót.
4. OKRy to takie inne MBO (Management By Objectives) lub zarzadzanie projektami. OKRy to zaprzeczenie MBO co do zasady. Zakłada zmienność celów w trakcie ich realizacji a MBO nie. Zakłada cykle przeglądu i modyfikacji celów na kwartał. MBO raczej działa rocznie. OKRy nie zakładają premii za realizacje celów, MBO wręcz przeciwnie. KR to nie są „kamienie milowe” z zarzadzania projektowego. Ideą kamieni milowych jest ich pewność i niezmienność. Kluczowe rezultaty mogą się zmieniać pod wpływem efektów (lub ich braku) w realizacji celu.
5. OKRy to narzędzie do oceniania pracowników - OKRy mają na celu przede wszystkim zarządzanie celami organizacji, a nie ocenę indywidualną. Chociaż OKRy mogą być stosowane w celu określenia oczekiwanych rezultatów pracowników, to głównym celem jest skoncentrowanie się na celach strategicznych organizacji.
6. OKRy służa do zarzadzania całą organizacją. Nie, OKRy służą do zarzadzania zmianą w organizacji. Stosujemy OKR gdy czegoś nie ma, a ma być albo gdy coś chcemy zwiększyć lub zmniejszyć. Dlatego OKRy nie trafiają do wszystkich pracowników w organizacji. Tam gdzie chcemy mierzyć czy proces działa zgodnie z oczekiwaniami stosujemy KPI
OKR - mądre wyznaczenie celów i sięganie po kluczowe rezultaty
Metoda OKR (Objectives and Key Results) jest skutecznym narzędziem zarządzania celami, które może mieć ogromny wpływ na organizację i jednostki. Wprowadzenie OKR wymaga zmiany kultury organizacyjnej i transparentności w ustanawianiu oraz monitorowaniu celów. Metoda ta promuje elastyczność, iteracyjność i częste przeglądy postępów w realizacji celów. Nie wymaga specjalistycznego oprogramowania i może być stosowana w różnych branżach. OKR różni się od tradycyjnych metod zarządzania celami, takich jak MBO czy zarządzanie projektami, ze względu na swoją dynamiczność i możliwość zmiany celów w trakcie ich realizacji. Ważne jest jednak unikanie udziwnień i utrzymanie prostoty we wdrożeniu OKR. Metoda nie służy do oceniania pracowników, lecz skupia się na strategicznych celach organizacji. OKR jest narzędziem do zarządzania zmianą i koncentruje się na mierzeniu osiągnięć wobec kluczowych rezultatów. Wdrażając OKR, należy pamiętać, że jest to proces cykliczny, który wymaga sformalizowanej strategii organizacji.
Kontakt z autorem: grzegorz.barszcz[at]gbbc.pl
