Czy istnieje wzór na efektywność osobistą? Jaka jest różnica między wydajnością, produktywnością a efektywnością? Na czym polegają dwa najpopularniejsze przegięcia w podejściu do efektywności osobistej? Jakiś czas temu ustaliliśmy, że w biznesie przetrwają tylko najbardziej efektywni (LINK). Dziś przyjrzymy się fundamentom efektywności osobistej.
Możemy o sobie powiedzieć, że jesteśmy efektywni, jeśli odpowiednio zarządzamy swoimi najważniejszymi indywidualnymi zasobami: energią i czasem. Czy to jednak wystarczy? Wszak nie da się przeoczyć, że źródłosłowem efektywności jest efekt. Wydaje się, że nikt nie uzna za efektywnego człowieka, któremu nie brakuje energii i nie narzeka na brak czasu, ale… w żaden sposób ich nie wykorzystuje.
Zanim „efektywność osobista” na dobre zagościła w biznesowych słownikach, pojęcie „efektywności” zrobiło dość dużą karierę w ekonomii i teorii zarządzania. Encyklopedyczna definicja efektywności mówi, że jest to „rezultat podjętych działań, opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów. Oznacza najlepsze efekty produkcji, dystrybucji, sprzedaży czy promocji, uzyskane po najniższych kosztach”[1]
Efektywność, wydajność, produktywność
Najprostszy możliwy wzór na efektywność mówi, że od efektu końcowego musimy odjąć poniesione nakłady. Jeśli wynik jest większy od zera, oznacza to osiągnięcie efektywności. W uproszczeniu możemy zastosować go również w odniesieniu do efektywności osobistej. Zasadnicze pytanie brzmi na jakim poziomie określimy zadowalający poziom efektywności? Zależy to wprost od typu wykonywanych zadań, danych porównawczych etc. Jeśli np. standardem w pracy rekrutera jest wykonanie 10 efektywnych rozmów z kandydatami, to mamy jakiś punkt odniesienia. Ale czy to oznacza, że jeśli przeprowadzę tygodniowo 20 rozmów to będę super-efektywnym rekruterem? Niekoniecznie.
Tu dotykamy pojęcia wydajności. Wydajność określa ile maksymalnie rozmów tygodniowo jestem w stanie odbyć. Uznajmy, że maksymalna liczba to 20. Oznacza, to że osiągając taką wartość w 100% wydajnie wykorzystuję zasób czasu jakim dysponuję. Czym więc różni się wydajność od efektywność? W przypadku efektywności pojawia się jeszcze element jakości czy też wartości. W naszym przykładzie za efektywne uznamy spotkania rekrutacyjne spełniające określone kryteria lub dające określony efekt – w tym przypadku może to być kwalifikacja kandydata do następnego etapu. Jeśli żadna z moich 20 rozmów nie przynosi pożądanego efektu, to można mnie uznać jedynie za wydajnego.
Produktywność z kolei jest po prostu iloczynem wydajności i efektywności. Jeśli uda nam się poprawić którykolwiek z tych wskaźników nasza produktywności rośnie.
Skoro to wszystko wydaje się takie proste w teorii, to dlaczego w praktyce tak często mamy wrażeniem że „nie dowozimy” i że wszyscy są tak bardzo zajęci, a nic nie jest zrobione? Nie ma jednej prostej odpowiedzi.
- Po pierwsze: nie jesteśmy racjonalni. Wydaje się, że Daniel Kahneman (psycholog, laureat Nagrody Nobla w dziedzinie ekonomii) skutecznie przekonał świat, że ludzie nie działają w zgodzie z prawami ekonomii i podejmują często bardzo nieracjonalne wybory.
- Po drugie: żyjemy w bardzo skomplikowanych relacjach z otoczeniem: na nasze zachowania ma wpływ mnóstwo czynników obniżających naszą efektywność: zła organizacja pracy, chaos informacyjny, zmienność otoczenia i wymagań – lista jest nieskończona, ale poprzestańmy tylko na kilku popularnych przykładach ze świata biznesu.
- Po trzecie: błędnie postrzegamy i oceniamy naszą efektywność dokonując jednego z dwóch najpopularniejszych przegięć w jej rozumieniu .
Efektywność jako suma nakładów
Pierwsze przegięcie to utożsamianie efektywności z ilością nakładów. W ciężkiej pracy nie ma absolutnie nic złego. Zwłaszcza kiedy uczymy się nowych rzeczy i efekty są niewspółmierne do poniesionych nakładów. Nie ma również nic złego w uczeniu się nowych rzeczy przez całe życie. Jednak w wykonywaniu codziennych zadań należy pamiętać, że efektywność osobista nie zależy wyłącznie od ilości pracy, którą wkładamy, ale także od jakości naszych działań, umiejętności organizacyjnych i podejmowanych decyzji. W zrozumieniu tego prostego faktu nie pomaga nam to, że jesteśmy głęboko kulturowo zakorzenieni w kulcie ciężkiej pracy – można powiedzieć, że liczy się krew, pot i łzy, a efekt ma drugorzędne znaczenie.
Efektywność jako suma rezultatów
Drugie przegięcie to przekonanie, że jeśli osiągamy zamierzone rezultaty, to jesteśmy efektywni.
Rezultaty są bez wątpienia ważne i często stanowią miarę sukcesu w osiąganiu celów. Może się jednak zdarzyć, że osiągniemy pożądane rezultaty, ale na przykład poprzez nadmierną pracę, poświęcanie innych obszarów życia czy zaniedbywanie zdrowia i dobrostanu psychicznego.
Prawdziwa efektywność osobista polega na osiąganiu zamierzonych rezultatów w sposób zrównoważony i efektywny. Oznacza to, że nie tylko osiągamy rezultaty, ale również dbamy o nasze zdrowie, równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, efektywnie wykorzystujemy zasoby i narzędzia, oraz planujemy i priorytetyzujemy nasze działania.
Bądźmy wydajni. Bądźmy efektywni. Bądźmy produktywni. Tylko tacy możemy przetrwać!
Kontakt z autorem: pawel.czeszkiewicz[at]gbbc.pl
[1] https://mfiles.pl/pl/index.php/Efektywno%C5%9B%C4%87
